27 điều bạn không bao giờ nên nói với dịch vụ khách hàng

Cảm xúc có xu hướng tăng cao trong quá trình tương tác với đại diện dịch vụ khách hàng và căng thẳng chỉ tăng lên trong thời gian căng thẳng mà chúng ta đang sống. Cho dù bạn đang gọi người đại diện hay tiếp cận ai đó trong một cửa hàng , rất có thể bạn gặp vấn đề mà bạn muốn họ giúp giải quyết — và khi không có giải pháp nhanh chóng, bạn có thể dễ dàng phản ứng thái quá và nói những điều bạn không có ý định. Mặc dù bạn có thể bị cám dỗ để đưa ra những lời đe dọa và phun ra những từ có 4 chữ cái khó nghe, nhưng cuối cùng làm như vậy chỉ khiến vấn đề trở nên tồi tệ hơn. Để giúp bạn giữ bình tĩnh nhận được sự trợ giúp bạn cần, chúng tôi đã tổng hợp 27 điều bạn nên tránh nói hoặc làm trong khi tương tác với đại diện dịch vụ khách hàng, theo các chuyên gia dịch vụ khách hàng. Và để biết thêm các cụm từ cần tránh, hãy tìm hiểu 25 điều bạn không bao giờ nên nói với nhân viên thu ngân bán lẻ .



1 “Bạn biết đấy, bạn là những người…”

người phụ nữ la hét với một đại diện dịch vụ khách hàng trong cửa hàng tạp hóa

Shutterstock

Mặc dù một đại diện dịch vụ khách hàng làm việc cho công ty khiến bạn thất vọng, nhưng hãy tránh đặt cá nhân đó với tổ chức của họ. Rốt cuộc, bất cứ điều gì làm phiền bạn không trực tiếp là lỗi của họ và đổ lỗi cho họ sẽ không giúp ích được gì cho bạn về lâu dài. Đặc biệt, Dữ liệu Kolbaba , sáng lập của Kiểm soát côn trùng dịch hại , cảnh báo chống lại việc “sử dụng‘ bạn ’hoặc‘ của bạn ’khi đề cập đến những sai lầm mà công ty (hoặc người đại diện trước đây) đã mắc phải. '



Ông nói: “Nếu cá nhân họ bị xúc phạm vì một vấn đề mà họ không trực tiếp tham gia, thì hoàn toàn là con người cảm thấy mình kém hữu ích hơn, và những người đại diện này cũng không khác gì. Tốt hơn hết bạn nên cố gắng liên minh với người đang cố gắng giúp bạn để hai người có thể giải quyết vấn đề cùng nhau.



ý nghĩa của con ếch là gì

2 'Tôi đang gọi vì tôi đang tức giận.'

nữ doanh nhân da màu hét lên trên điện thoại mặc bộ đồ, những điều không nên nói với đại diện dịch vụ khách hàng

Shutterstock



Thông thường, bạn đang gọi cho bộ phận dịch vụ khách hàng vì có điều gì đó không hoạt động hoặc khiến bạn bực bội. Tuy nhiên, truyền đạt điều đó cho người ở đầu dây bên kia trong vòng vài giây sau khi chào họ có thể không phải là chiến thuật khôn ngoan nhất.

“Khi bạn đang gọi dịch vụ khách hàng, rất có thể bạn đang bực mình vì một sản phẩm hoặc dịch vụ không hoạt động bình thường và có thể phải đợi một thời gian dài để điện thoại khởi động,” Kolbaba nói. “Cuối cùng khi bạn có được ai đó, bạn hoàn toàn có thể hiểu được nếu bạn tỏ vẻ tức giận, tuy nhiên, hãy đảm bảo rằng bạn không hướng sự tức giận của mình vào họ, vì điều này rất có thể khiến họ cảm thấy phòng thủ và đặt giọng điệu của cuộc gọi thành 'thù địch' cho cả hai bên. ” Và đối với những điều bạn không nên nói với những người gần gũi hơn với bạn, hãy khám phá 25 điều cha mẹ không bao giờ nên nói với con cái của họ .

3 'Và tôi cũng ghét điều này về sản phẩm của bạn. '

Những điều tồi tệ nhất cần nói với nhân viên thu ngân

Shutterstock



Nếu bạn đã đối phó với một vấn đề trong một thời gian hoặc nhận thấy nó đặc biệt khó chịu, bạn có thể muốn mở lòng khi tìm thấy một người sẵn sàng lắng nghe bạn. Nhưng cứ lặp đi lặp lại về vấn đề của bạn thay vì cố gắng tìm ra giải pháp sẽ làm lãng phí thời gian của mọi người và có khả năng khiến người đại diện xem xét bạn ít nghiêm túc hơn.

Kolbaba nói: “Khi bạn đang trao đổi vấn đề với người đại diện, hãy biết rằng họ đang ghi chép và chú ý lắng nghe để họ có thể đi vào gốc rễ của vấn đề,” Kolbaba nói. “Bạn càng nói nhiều, họ càng phải xử lý nhiều thông tin hơn, vì vậy bất cứ khi nào có thể, hãy giữ mọi thứ đơn giản và ngắn gọn”.

4 “Công ty của bạn gặp trục trặc, vì vậy tốt hơn bạn nên khắc phục điều này.”

Người phụ nữ lớn tuổi với mái tóc ngắn màu trắng và đeo kính la hét vào máy tính khi đang nghe điện thoại, những điều không nên nói với đại diện dịch vụ khách hàng

Shutterstock

Đại diện dịch vụ khách hàng đó không phải là một túi đấm. Ngay cả khi công ty bạn đang gọi đang rối tung lên, điều đó không có nghĩa là bạn có thể trút bỏ sự tức giận của mình đối với người đại diện đang cố gắng giúp bạn giải quyết mọi việc.

“Nên tránh hoàn toàn mọi hình thức lạm dụng (ví dụ: bằng lời nói, tình cảm, v.v.),” nhấn mạnh Sarkis Hakopdjanian , giám đốc chiến lược tư vấn tiếp thị The Business Clinic, chuyên về dịch vụ đào tạo nhân viên . “Đây là những con người đang cố gắng làm công việc của họ tốt nhất có thể. Đôi khi khách hàng khó chịu về điều gì đó mà một nhân viên khác đã làm, hoặc về chính sách của công ty, và họ không may lấy điều đó ra khi người đại diện cố gắng giải quyết vấn đề của họ. '

Lòng tốt không chỉ là cách tiếp cận tốt hơn , nhưng nó cũng hiệu quả hơn nhiều trong việc thúc đẩy các đại diện dịch vụ khách hàng hơn là hành vi bắt nạt từng có thể xảy ra. Và để biết thêm những suy nghĩ sẽ tồn tại trong đầu bạn, hãy xem những 21 điều tất cả chúng ta đều nghĩ nhưng không bao giờ nên nói .

5 “Tôi đang kinh doanh ở nơi khác!”

người đàn ông la hét với nhân viên pha cà phê, đại diện dịch vụ khách hàng

Shutterstock

Mặc dù điều này có vẻ là con át chủ bài cuối cùng, nhưng việc đe dọa kéo doanh nghiệp của bạn hiếm khi hiệu quả như bạn có thể cảm thấy vào lúc này. Đối với một điều, đây thường là một mối đe dọa trống rỗng - bởi vì bất tiện như một công ty có thể làm việc cùng, việc tìm kiếm một nhà cung cấp mới thường thậm chí còn bất tiện hơn. Đối với một người khác, người đại diện không quan tâm nhiều như bạn nghĩ. Hakopdjanian nói: “Họ có thể là một nhân viên làm công ăn lương theo giờ.

6 'Có ai đó ở đó nói tiếng Anh tốt hơn không?'

Người đàn ông lớn tuổi giận dữ trên điện thoại, những điều không nên nói với bộ phận chăm sóc khách hàng

Shutterstock

Hakopdjanian cho biết: “Một số công ty thuê ngoài các bộ phận dịch vụ khách hàng của họ cho các quốc gia khác. “Nhiều công ty cũng thuê những người nhập cư thế hệ đầu tiên có thể có giọng. Thật không may, một số khách hàng sẽ phân biệt đối xử với những người khác dựa trên sắc tộc của họ. Nếu một đại diện dịch vụ khách hàng được một công ty thuê, nói tiếng Anh tốt và hiểu rõ về các sản phẩm của công ty, thì họ hoàn toàn đủ điều kiện để giúp giải quyết vấn đề của khách hàng hoặc xử lý giao dịch của họ. Không cần phân biệt chủng tộc. '

7 'Bạn không nghe tôi nói. '

người đàn ông bối rối trên điện thoại dấu hiệu sớm nhất của bệnh alzheimer

Shutterstock

Đôi khi người ở đầu dây bên kia không hiểu ngay vấn đề mà bạn đang gặp phải. Tuy nhiên, điều đó không có nghĩa là họ không lắng nghe bạn hoặc việc lặp đi lặp lại bản thân với giọng điệu kích động hơn sẽ giải quyết được bất cứ điều gì.

“Chúng tôi đã hiểu bạn ngay từ lần đầu tiên — tin tôi đi, chúng tôi đã hiểu,” nói Drew DuBoff , một chiến lược gia tăng trưởng và chuyên gia gia công, người quản lý dịch vụ khách hàng cho các blogger cố vấn tài chính lớn. “Bạn chỉ đang nóng lên mà không có lý do. Thay vào đó, hãy thử lắng nghe phản hồi và đặt một câu hỏi làm rõ ”. Và đối với những hành vi khác không giúp ích gì cho mọi việc, hãy loại bỏ những 23 điều thô lỗ bạn không nhận ra mình đang làm mỗi ngày .

8 'Ý bạn là tôi không thể ...?'

người đàn ông la mắng phụ nữ ở sân bay

Shutterstock

“Câu hỏi này thường vô ích để hỏi vì đại diện dịch vụ khách hàng không kiểm soát các quy tắc. Họ chỉ thực thi chúng, ”DuBoff nói. “Nếu câu trả lời của bạn về việc không đủ điều kiện được hoàn lại tiền là 'Ý bạn là tôi không thể nhận được tiền hoàn lại nếu tôi không còn đủ khả năng tham gia chương trình?' Thì có lẽ bạn nên đọc trước chính sách hoàn tiền và là người mua có hiểu biết . ”

Cố gắng hiểu các chính sách này sẽ cho phép bạn nhận được sự trợ giúp của người đại diện trong việc tìm kiếm chỗ trống trong đó.

9 “Bạn $ *% #!”

Người đàn ông kinh doanh châu Á tức giận trung gian trên điện thoại, những điều không nên nói với dịch vụ khách hàng

Shutterstock

Đôi khi từ chửi rủa phù hợp có cảm giác là câu trả lời duy nhất trong một tình huống đặc biệt gây tranh cãi hoặc bực bội. Nhưng 'sử dụng ngôn từ tục tĩu, lời chửi rủa hoặc những từ ngữ tục tĩu không giúp ích gì cho trường hợp của bạn, 'DuBoff giải thích. 'Trên thực tế, họ thông báo với đại diện dịch vụ khách hàng rằng bạn đang trở nên trầm trọng hơn và bạn sẽ thù địch khi đối phó.'

Anh ấy giải thích rằng những người đại diện thường sẽ trả lời bằng cách cho khách hàng thời gian để hạ nhiệt, điều đó có nghĩa là phải đợi vài giờ (hoặc thậm chí vài ngày) để trả lời hoặc chỉ phớt lờ khách hàng, để lại cho họ cùng một vấn đề khiến họ rất tức giận khi bắt đầu. với.

“Những người đại diện dịch vụ khách hàng này là những con người đang làm công việc tốt nhất mà họ có thể,” Hakopdjanian cho biết thêm. “Chửi mắng họ không bao giờ thúc đẩy họ làm việc nhanh hơn hoặc cố gắng hơn. Nó thực sự phản tác dụng. Khi một người bị la mắng hoặc bắt nạt, họ sẽ ít có động lực muốn giúp đỡ và thậm chí có thể tìm cách để kiên định với các chính sách của công ty. '

10 'Không phải lúc nào khách hàng cũng đúng?'

người phụ nữ la hét với nhân viên pha chế trong một quán cà phê

Shutterstock

Câu nói sáo rỗng này vẫn thường xuyên được đưa ra, thường là bởi những khách hàng sai lầm.

“Không phải lúc nào khách hàng cũng đúng,” viết Alexandra Sakellariou trong danh sách “ Những điều kinh khủng mà Nhân viên dịch vụ khách hàng biết là đúng . ' 'Khách hàng thường bị nhầm lẫn hoặc nhầm lẫn. Dù họ có đọc nhầm nhãn giá của sản phẩm hay không hiểu bản in nhỏ trong chính sách trả hàng của bạn, thì bất cứ khi nào khách hàng không hài lòng, điều đó thường liên quan đến thông tin sai lệch hoặc lỗi từ phía họ. ' Và để có thêm nội dung hữu ích được gửi thẳng đến hộp thư đến của bạn, Đăng ký nhận bản tin hàng ngày của chúng tôi .

11 'Hãy để tôi nói chuyện với người quản lý của bạn.'

Người đàn ông châu Á đeo kính, tóc dài la hét và chỉ tay vào điện thoại, không nói gì với đại diện dịch vụ khách hàng

Shutterstock

Đầu dây này nói với người ở đầu dây bên kia, 'Bạn sẽ không thể giúp tôi.' Và trong khi đôi khi người quản lý có thể làm được nhiều việc hơn người mà bạn đang nói chuyện, việc nói điều này cũng có khả năng gây phản tác dụng.

“Điều này ngay lập tức sẽ khiến người đại diện mà bạn đang nói chuyện cảm thấy khó chịu,” nói Ollie Smith , doanh nhân nối tiếp và Giám đốc điều hành của trang web so sánh năng lượng EnergySeek. “Nếu người quản lý xuất hiện, họ sẽ có quan điểm tiêu cực về bạn trước khi họ nói chuyện với bạn và sẽ ít có xu hướng đi xa hơn để giải quyết vấn đề của bạn.”

Thay vào đó, hãy tìm cách để người đại diện tự đề xuất báo cáo cuộc gọi nếu cần. Ví dụ: hãy hỏi, 'Chúng tôi có những lựa chọn nào khác để khắc phục sự cố này?' hoặc 'Có ai khác có thể giúp chúng tôi không?' Tiếp cận nó như một sự hợp tác hơn là một cuộc đối đầu.

12 'Tôi sẽ đánh giá cao công ty của bạn trên mạng!'

Ảnh cắt về người đàn ông mặc đồ ngủ gõ bàn phím máy tính xách tay và lướt Internet khi ngồi trên ghế sofa trong phòng khách vào buổi sáng. Tập trung có chọn lọc vào tay.

iStock

Tôi lấy gì để tặng vợ tôi cho ngày sinh nhật của cô ấy

Đe dọa đánh bại một công ty trực tuyến có vẻ như là một chiến thuật sợ hãi hoàn hảo để yêu cầu một đại diện dịch vụ khách hàng làm chính xác những gì bạn muốn. Nhưng thường xuyên hơn không, đại diện dịch vụ khách hàng của bạn không thực sự 'lo lắng' về mối đe dọa của bạn.

'Người tiêu dùng say sưa với sức mạnh của Internet và phương tiện truyền thông xã hội, và họ đánh giá quá cao sức mạnh của nó trong trường hợp có một bất đồng dịch vụ khách hàng đơn giản,' viết huấn luyện viên dịch vụ khách hàng Adam Toporek trên blog của anh ấy là Khách hàng. 'Các mối đe dọa trực tuyến là một tá. Đối với hầu hết các phần, một bình luận trực tuyến thường thậm chí không được xếp hạng. '

13 'Tôi sẽ kiện bạn.'

Doanh nhân da đen giận dữ trên điện thoại, những điều không nên nói với dịch vụ khách hàng

Shutterstock

Nếu mọi thứ trở nên thực sự tồi tệ với đại diện dịch vụ khách hàng hoặc nếu bạn đặc biệt khó chịu về khoản phí không chính xác và không thể giải quyết, thì việc đe dọa khởi kiện đôi khi có vẻ là một lựa chọn hấp dẫn — hoặc ít nhất, nó có thể mang lại cho bạn cảm giác quyền lực trong quá trình trao đổi của bạn. Nhưng trong hầu hết các tình huống, làm như vậy không phải là một ý tưởng tuyệt vời.

“Đe dọa hành động pháp lý sẽ không nhất thiết có tác động như bạn dự định,” nói Trên đường đến Lidow , một luật sư và người sáng lập của dịch vụ yêu cầu người tiêu dùng Phóng xạ. “Các công ty có bộ phận pháp lý để xử lý các hành động pháp lý thực tế. Nâng cao khả năng xảy ra vụ kiện là một cái cớ tốt để một đại diện dịch vụ khách hàng cá nhân nói, 'Không phải vấn đề của tôi' và kết thúc cuộc trò chuyện. '

14 'Tôi sẽ bắt bạn trả tiền cho điều này!'

câu hỏi về Alexa của amazon

Shutterstock

Tránh gây hiềm khích với đại diện dịch vụ khách hàng đến mức bạn phải dùng đến việc đe dọa bạo lực thể chất. Họ không chỉ có thể báo cáo mối đe dọa của bạn mà còn có thể chắc chắn rằng họ sẽ không còn sẵn sàng giúp đỡ bạn nữa.

Toporek viết: 'Trong phần lớn các trường hợp, một mối đe dọa về thể chất không bao giờ được dung thứ. 'Một khi một mối đe dọa thể chất bị đánh, cuộc trò chuyện sẽ kết thúc.'

15 'Tôi sẽ không trả tiền đó!'

Người phụ nữ đang đảo mắt trên điện thoại, không nói gì với đại diện dịch vụ khách hàng

Shutterstock

Bạn có thể khó chịu khi nhận được hóa đơn truyền hình cáp và thấy một khoản phí trên đó mà bạn tin rằng đó là một sự nhầm lẫn. Nhưng bắt đầu cuộc gọi dịch vụ khách hàng của bạn bằng cách nói rằng bạn sẽ không trả phí có lẽ sẽ không giúp ích cho những nỗ lực của bạn để loại bỏ chi phí đó.

“Trong hầu hết các trường hợp, đại diện dịch vụ khách hàng cá nhân sẽ không thu được gì nếu bạn làm hoặc không trả tiền,” Lidow nói. “Các công ty này tích cực theo đuổi các hóa đơn chưa thanh toán — họ sẽ không ngần ngại gửi bạn đến cơ quan thu nợ hoặc báo cáo tín dụng của bạn, ngay cả khi bạn cho rằng hóa đơn sai”.

16 'Bạn không biết mình đang nói về cái gì.'

Người đàn ông da màu ngồi tại bàn la hét vào điện thoại, không nói gì với đại diện dịch vụ khách hàng

Shutterstock

Đôi khi những gì có vẻ như một sản phẩm bị lỗi hoặc dịch vụ kém chỉ là sự nhầm lẫn từ phía bạn, nhưng điều đó khó có thể nhận ra khi bạn rơi vào trạng thái thất vọng. Trước khi bạn buộc tội đại diện dịch vụ khách hàng không hiểu tình huống của bạn, hãy cân nhắc rằng họ nói chuyện với nhiều người sử dụng sản phẩm và dịch vụ của họ hàng ngày và do đó có thể có một số thông tin chi tiết mà bạn không hiểu.

Ví dụ: một người dùng Reddit đã đưa ra trải nghiệm đặc biệt vui nhộn mà họ có trong khi làm việc ở siêu thị . Một khách hàng đã tức giận nói về con tôm khủng khiếp mà cô ấy đã mua khiến khách của cô ấy ghê tởm và thậm chí còn bị con chó của cô ấy từ chối. “Cô ấy quay lại khoảng năm phút sau và nói rằng cô ấy đã nói chuyện với ai đó ở quầy, người này rõ ràng đã đặt cô ấy vào vị trí của mình,” Redditor viết. “Cô ấy đã mua tôm tươi, chưa nấu chín mà cô ấy nghĩ rằng đã được nấu chín trước. Cô ấy chỉ cần đặt nó ra bàn và phục vụ nó. Tôm sống, chưa nấu chín. ”

17 'Công việc của bạn có thể khó đến mức nào?'

một nhóm khách hàng la hét tại một đại lý sân bay, dịch vụ khách hàng

Shutterstock

Khi bạn thất vọng, bạn có thể cố gắng làm cho nhân viên dịch vụ khách hàng mà bạn đang nói chuyện cảm thấy nhỏ nhen bằng cách xúc phạm công việc họ đang làm. Đó là trải nghiệm mà một người dùng Reddit làm việc tại Chili’s mô tả trong chủ đề về khách hàng tức giận .

Khi một khách hàng tức giận vì nhà hàng không có món của mình, anh ta bắt đầu hỏi những câu xúc phạm như 'Công việc của bạn khó đến mức nào?' 'Làm sao bạn có thể làm hỏng được?' và 'Bạn bị sao vậy? ' Nhân viên của Chili yêu cầu anh ta nói những gì anh ta đã gọi và “ngay khi anh ta đến món salad cá ngừ ahi, tôi nói với anh ta với vẻ mặt thẳng thắn nhất mà tôi có thể tập hợp được rằng anh ta đã gọi món từ Hẻo lánh bên cạnh. Anh không nói gì, thậm chí không một lời xin lỗi và chỉ xoay người bước ra ngoài. Tôi vẫn nhận được một tiếng cười vui vẻ về nó cho đến ngày hôm nay. '

18 'Bạn có thể tin được tên ngốc này không?'

Người phụ nữ giận dữ trên điện thoại, không nói gì với đại diện dịch vụ khách hàng

Shutterstock

Khi một đại diện dịch vụ khách hàng đặt bạn ở trạng thái chờ, bạn có thể không nghe thấy họ, nhưng chắc chắn họ có thể nghe thấy bạn. Không tin chúng tôi? Chỉ cần xem một số nhận xét trên chủ đề Reddit này yêu cầu đại diện dịch vụ khách hàng để bày tỏ những điều khiến họ khó chịu về khách hàng. Một người dùng tiết lộ: “Nếu tôi‘ đặt bạn ở chế độ chờ ’và bạn không nghe thấy nhạc, tôi thực sự chỉ bị tắt tiếng. 'Tôi có thể nghe thấy TẤT CẢ những điều bạn vừa nói về tôi. '

19 'Chỉ cần quên nó đi.'

giỏ hàng ở giữa lối đi, những điều khó chịu mà mọi người làm

Shutterstock

Mặc dù bạn có thể đến quầy thu ngân và thay đổi ý định mua một sản phẩm, nhưng việc để lại nhiều món hàng cho người ở trên đó xử lý sẽ không khiến bạn trở thành bạn bè ở cửa hàng.

Như một đại diện dịch vụ khách hàng chia sẻ trên Reddit, “Tôi thực sự có một khách hàng đến, tôi làm việc ở nghĩa địa tại một hiệu thuốc và dành một giờ để xếp hàng cho xe đẩy của cô ấy… Cô ấy nói rằng cô ấy để thẻ trong xe và cô ấy sẽ quay lại ngay. ' Tôi chưa bao giờ nhìn thấy cô ấy một lần nữa.'

Một người khác nhấn mạnh rằng thậm chí tệ hơn là để món đồ ở đâu đó ngẫu nhiên trong cửa hàng , yêu cầu các nhân viên phải tìm ra nó và sau đó cất nó đi. “Nếu bạn không định lấy thứ gì đó, chỉ cần đưa nó cho nhân viên thu ngân và nói rằng bạn không muốn nó,” họ viết. 'Đừng giấu nó trong giá đựng kẹo, đặc biệt nếu đó là thứ như thịt bò xay.'

20 'Không, tôi có thể nói chuyện bây giờ.'

Người đàn ông đang nói chuyện điện thoại trong quán bar với bạn bè uống bia, những điều không nên nói với dịch vụ khách hàng

Shutterstock

Bạn có thể hoàn toàn thoải mái khi gọi dịch vụ khách hàng từ quán bar địa phương, nơi mọi người đang nói chuyện ồn ào, có ban nhạc sống đang biểu diễn và khách quen đang hét lên gọi đồ uống. Nhưng điều đó đặc biệt không có lợi cho việc giải quyết vấn đề của bạn.

“Điều thú vị nhất của các đại lý dịch vụ khách hàng của chúng tôi là khi mọi người gọi đến và họ đang ở trong một môi trường cực kỳ ồn ào,” nói Sean cho , đồng sáng lập của trang mua bán xe hơi SellMax, xử lý hàng nghìn cuộc gọi đến hằng ngày. “Ví dụ, nếu con chó của bạn sủa liên tục trong nền hoặc bạn có một đứa trẻ khóc rất to, điều đó sẽ khiến đại diện dịch vụ khách hàng gặp khó khăn hơn rất nhiều. Khi bạn làm cho công việc của ai đó trở nên khó khăn hơn, họ thường không hoàn thành tốt công việc ”. Cố gắng chỉ liên hệ với các đại diện dịch vụ khách hàng khi bạn ở trong một môi trường phù hợp và yên tĩnh.

21 “Hãy để tôi kể cho bạn nghe về…”

người phụ nữ trên điện thoại, mẹo nuôi dạy con cái

Shutterstock

Chỉ vì người ở đầu dây bên kia hỏi bạn đang thế nào không có nghĩa là họ muốn nghe mọi chi tiết trong ngày của bạn. Công việc của một đại diện là phải thân thiện và lời chào thân mật của họ không phải là lời mời để bạn lấp đầy thời gian của họ bằng những chi tiết cá nhân không liên quan đến vấn đề mà bạn đã gọi.

“Đôi khi khách hàng bắt đầu lan man về những chi tiết hoàn toàn không liên quan đến giao dịch kinh doanh của họ,” Hakopdjanian nói. “Thật không may, nhiều người cô đơn, vì vậy đôi khi trò chuyện với đại diện dịch vụ khách hàng có thể là một trong số ít các hình thức liên hệ xã hội mà một người có thể có.” Để lịch sự, hãy lưu những câu chuyện cá nhân và để người đại diện chuyển sang cuộc gọi hoặc khách hàng tiếp theo của họ kịp thời.

22 “Nghe này, em yêu…”

anh chàng lịch lãm trong bộ vest trên điện thoại - truyện cười hài hước nhất

Shutterstock

Cách đây vài thập kỷ, việc gọi đại diện dịch vụ khách hàng là “em yêu” có thể được cho là quyến rũ - nhưng thời thế đã thay đổi và nó có nhiều khả năng bị coi là trịch thượng hoặc rùng rợn (đặc biệt nếu đó là một người đàn ông đang nói chuyện với một người phụ nữ).

món quà cho những người có tất cả mọi thứ

“Tôi khuyên bạn nên tránh những tên vật nuôi như‘ hon ’,‘ em bé ’và‘ người yêu ’,” nói Emma Rodbro , người đứng đầu nhóm khách hàng thành công tại Seniorly.com. “Bất kể giới tính, tôi nhận thấy điều đó khiến một thành viên trong nhóm cảm thấy họ không được coi trọng như họ nên làm.”

23 'Bạn có một giọng nói quyến rũ.'

người đàn ông nói chuyện điện thoại trong văn phòng, nghi thức văn phòng

Shutterstock

Hãy khen một người đại diện về công việc họ đã làm hoặc sự giúp đỡ mà họ đã cung cấp. Chỉ cần cẩn thận đừng vượt qua ranh giới vào lãnh thổ cá nhân hơn, vì điều này có thể khiến mọi thứ trở nên khó xử và khó chịu hơn. Cụ thể, “đừng nói với ai đó rằng giọng của họ nghe rất hay,” Pour nói. 'Chúng tôi nhận được một biến thể của điều đó rất nhiều nơi về cơ bản họ đang tán tỉnh trên điện thoại, và điều đó hơi khó xử.'

24 'Mấy giờ bạn đi làm?'

Người phụ nữ trên điện thoại, không nói gì với đại diện dịch vụ khách hàng

Shutterstock

Tương tự, Hakopdjanian nói rằng đôi khi sự thân thiện của đại diện dịch vụ khách hàng bị nhầm lẫn với tán tỉnh. 'Ít nhất, nó làm cho tình hình trở nên khó chịu một cách không cần thiết,' ông lưu ý. 'Điều tồi tệ nhất, nó khiến người đại diện cảm thấy không an toàn hoặc gặp nguy hiểm, đặc biệt nếu khách hàng không phản ứng tốt với sự từ chối. '

25 'Có, nhưng có cũng thế điều này…'

người phụ nữ la mắng người phục vụ trong nhà hàng

Shutterstock

Các cá nhân trong ngành dịch vụ giao dịch với hàng tấn khách hàng mỗi giờ và chỉ trong một thời gian ngắn, họ phải tìm hiểu về vấn đề bạn đang gặp phải và xác định các bước tiếp theo để thực hiện. Điều đó đủ phức tạp nếu bạn không đồng thời giải quyết hai hoặc ba vấn đề trở lên.

“Hãy chia nhỏ từng vấn đề,” Kolbaba thúc giục. “Nếu bạn có nhiều vấn đề hoặc lý do bạn đang gọi, hãy chia chúng thành các phần thông tin riêng biệt để người đại diện có thể ghi chú chính xác hơn. Nếu bạn tiếp cận nó với tâm lý “hãy để tôi giúp bạn giúp tôi”, bạn sẽ có được lòng biết ơn của người đại diện và điều đó sẽ giúp cho quá trình diễn ra suôn sẻ và hiệu quả hơn nhiều. ”

26 'Đó là tất cả.'

hàng người tiếp thị qua điện thoại ngồi thẳng lưng và mỉm cười, bí mật của người tiếp thị qua điện thoại

Shutterstock

Trong khi bạn muốn tránh quá tải thông tin của một đại diện dịch vụ khách hàng, bạn cũng phải cảnh giác với việc không cung cấp cho họ bức tranh đầy đủ. Kolbaba nói: “Nói quá ít có thể khiến họ phỏng đoán hoặc giả định mọi thứ. “Trong khi một đại lý dày dạn kinh nghiệm sẽ biết những gì cần hỏi và thăm dò, một số người có thể đưa ra giả định và đưa ra các giải pháp có thể đã hiệu quả ngoại trừ một chút thông tin bổ sung sau đó sẽ thay đổi hoàn toàn giải pháp.”

27 'Mọi thứ đều hoàn hảo!'

Người phụ nữ da đen nói chuyện điện thoại trước máy tính xách tay trong văn phòng, không nói gì với đại diện dịch vụ khách hàng

Shutterstock / wavebreakmedia

Mặc dù bạn nên đối xử với bất kỳ đại diện dịch vụ khách hàng nào một cách tôn trọng và lịch sự, nhưng cũng cần tránh quá lịch sự đến mức bạn không thể hiện đầy đủ sở thích hoặc ý kiến ​​của mình về sản phẩm hoặc dịch vụ mà đại diện đó cung cấp.

Rodbro nói: “Cuối cùng, nếu bạn không muốn sự giúp đỡ của chúng tôi, tốt nhất là nên thẳng thắn. “Chúng tôi sẽ không buồn nếu bạn thành thật. Quá lịch sự và cố gắng nói điều đúng khi bạn chỉ muốn cúp máy - đó là điều tồi tệ nhất. ”

Bài ViếT Phổ BiếN