Sáu phẩy ba. Đó là số giờ, theo một nghiên cứu gần đây được ủy quyền bởi gã khổng lồ công nghệ Adobe, trung bình người Mỹ dành bao nhiêu giờ để trả lời email mỗi ngày. Nói một cách khác: Bạn chi tiêu toàn bộ ngày thứ ba cuộc sống thức dậy của bạn dán mắt vào hộp thư đến của bạn, trả lời các chuỗi tin nhắn mà nói thẳng ra, có thể được băm ra trong một cuộc trò chuyện IRL kéo dài năm phút. Một cái gì đó phải cho.
Rất may, trong nhiều trường hợp, việc nhận được thứ gì đó để cho đi dễ dàng như nhấn một nút. Bằng cách thực hiện một loạt các chiến thuật đã được thử và đúng, bạn có thể giảm thời gian dành cho email xuống còn gì bằng. Chỉ cần nghĩ: bạn sẽ tiết kiệm được bao nhiêu thời gian nếu bạn không bao giờ phải tải xuống thủ công tệp đính kèm nữa? Hoặc điều gì sẽ xảy ra nếu bạn có thể lấy lại một email được gửi vội vàng từ ether, giúp bạn tiết kiệm thời gian (và hoảng sợ!) Để soạn thảo email 'Tôi rất xin lỗi, tôi không có ý định gửi email đó'?
Vâng, tất cả điều này đều có thể thực hiện được. Chúng tôi đã tổng hợp lại 17 cách hack email tốt nhất, tiết kiệm thời gian, cải thiện cuộc sống và tăng hiệu quả dưới đây. Vì vậy, hãy đọc tiếp, vì số 0 hộp thư đến định mệnh đó đang chờ đợi. Và để biết thêm nhiều cách để tận dụng tối đa 6,3 giờ của bạn, đừng bỏ lỡ 15 email kinh doanh mở lạnh khiến bạn khác biệt .
1 Hủy đăng ký hàng loạt.
Shutterstock
Thật tốt khi hộp thư đến của bạn lộn xộn như một ký túc xá cấp cao trong trận chung kết. Cũng nên đánh cược rằng phần lớn sự lộn xộn đó là do các email hàng ngày hoặc hàng tuần từ các nhà bán lẻ, tổ chức và các bản tin khác mà bạn có thể đã đăng ký trong nhiều năm. Bằng cách sử dụng Unroll.me , bạn có thể theo dõi tất cả các danh sách mà bạn có thể có mặt — và hủy đăng ký khỏi bất kỳ danh sách nào mà bạn không muốn nhận thông tin nữa. Trong thực tế, một Cuộc sống tốt nhất biên tập viên đã có thể sử dụng Unroll.me để xác định 135 lượt đăng ký khổng lồ. Bạn sẽ xuất hiện bao nhiêu? Và bạn có thể làm được bao nhiêu mà không có?
2 Bật phím tắt.
Shutterstock
Tất cả chúng ta đều biết các phím tắt cơ bản. (Chỉ huy- ĐẾN : chọn tất cả. Chỉ huy- C : sao chép. Chỉ huy- P : dán. Vv.) Nhưng người dùng Gmail có khả năng bật một bộ phím tắt nâng cao. Đầu tiên, hãy truy cập cài đặt . Bấm vào chung chuyển hướng. Khoảng giữa chừng, bạn sẽ thấy các phím tắt bàn phím tùy chọn, bị tắt theo mặc định. Bật nó lên và bạn sẽ có quyền truy cập vào các tổ hợp phím dễ dàng sau:
- C : bắt đầu một tin nhắn mới
- Shift- C : bắt đầu một tin nhắn mới trong một cửa sổ mới
- D : bắt đầu một tin nhắn mới trong một tab mới
- F : chuyển tiếp một tin nhắn
- #: xóa tin nhắn
- Shift- Tôi : đánh dấu một tin nhắn là đã đọc
- Shift- U : đánh dấu một tin nhắn là chưa đọc
- Chỉ huy- S : lưu một tin nhắn
3 Và sau đó tự động hóa chúng.
Shutterstock
Nếu bạn gặp khó khăn khi ghi nhớ tập hợp các phím tắt này, Chìa khóa, một plugin của Google Chrome, sẽ nhắc bạn khi bạn nhập. (Tất nhiên là không xâm phạm.) Và để biết thêm nhiều cách để trở thành một cỗ máy năng suất, hãy tìm hiểu 15 cách để tăng gấp đôi năng suất của bạn trong một nửa thời gian.
4 Sử dụng thẻ bắt đầu bằng #.
Vâng, thực sự, công cụ tổ chức chữ ký của phương tiện truyền thông xã hội cũng hoạt động cho email. Ném một hoặc hai thẻ bắt đầu bằng # vào cuối chữ ký của bạn — phần email thường được cắt bớt, vì vậy người nhận sẽ không nhìn thấy cũng như đánh giá thẻ '#workhardplayhard' của bạn — để dễ dàng tìm kiếm. Chỉ cần nhập thẻ bắt đầu bằng # vào trường tìm kiếm ở đầu hộp thư đến của bạn và bạn sẽ hiển thị mọi email được mã hóa bằng thẻ đó.
5 Bật tùy chọn 'unsend'.
Shutterstock
Tất cả chúng tôi đã ở đó: bạn soạn thảo một email, gửi nó vào ether và ngay lập tức nhận ra, Ôi không, tin nhắn đó chưa sẵn sàng để gửi. Hóa ra bạn có thể đưa tin nhắn của mình trở lại bờ vực bằng cách cài đặt độ trễ hữu ích. Trên Gmail, chẳng hạn, hãy chuyển đến cài đặt , sau đó chung . Bạn sẽ tìm thấy nút hoàn tác như là tùy chọn thứ năm. Bật nó lên. Bạn có thể chọn từ menu thả xuống các khoảng thời gian 10 giây, chúng sẽ quy định bạn có bao nhiêu thời gian trước khi tin nhắn của bạn được gửi đi một cách tốt đẹp.
6 Đặt tính năng đó thành 10 giây.
Shutterstock
Mẹo: nếu bạn sử dụng email làm dịch vụ nhắn tin tức thời trên thực tế, chúng tôi khuyên bạn nên đặt nút hoàn tác đến 10 giây. Bằng cách đó, câu trả lời của bạn sẽ không được gửi chậm nửa phút. Không, 30 giây nghe có vẻ không nhiều, nhưng hãy diễn đạt theo cách này: Nếu dịch vụ IM mà bạn lựa chọn (Slack, GChat, Facebook Messenger — bất cứ điều gì!) Giữ mọi tin nhắn gửi đi trong thời gian dài như vậy, danh bạ của bạn sẽ nhanh chóng phát triển.
7 Hoặc chỉ cần điền vào trường 'đến' cuối cùng.
Shutterstock
Đó là một thói quen tốt để áp dụng, các bạn. (Xem hai trang trình bày trước.)
8 Sử dụng dấu hiệu này tắt.
Shutterstock
'Đối với một email bắt đầu bằng cách chào 'xin chào' hoặc 'xin chào', cách kết thúc như' tốt nhất 'sẽ nhất quán', nói Patricia Napier-Fitzpatrick , người sáng lập và chủ tịch của Trường học nghi thức ở New York . '' Tốt nhất, 'mặc dù được sử dụng quá mức, nói chung là một trong những cách đóng cửa an toàn nhất, bởi vì nó không gây tốn kém và phù hợp với mọi người. ' Đúng vậy: Bất chấp việc lạm dụng tràn lan, 'Tốt nhất' là Cách tốt nhất duy nhất để ký email của bạn.
9 Và chữ ký email này.
Shutterstock
Khi bạn đang trên đường, ít nhất, bạn sẽ muốn bỏ qua những cụm từ khó chịu, dễ thương ('Xin hãy tha thứ cho mọi lỗi chính tả.' 'Được gửi từ bộ xử lý 1,21 gigawatt của tôi. '' Được gửi từ iPhone của tôi — vui lòng xem xét môi trường trước khi in . ') thay cho một cái gì đó đơn giản, thanh lịch, đi thẳng vào vấn đề:' Gửi từ đường. ' Dựa theo Ben dattner , một huấn luyện viên điều hành, nó kiểm tra tất cả các hộp đó đồng thời gợi lên một sự rung cảm Kerouac-esque. Thắc mắc nhỏ đó là Chữ ký điện thoại thông minh duy nhất mà mọi người nên có.
10 Và tin nhắn vắng mặt này.
Dựa theo Jane Scudder , một giáo sư tại trường kinh doanh của Đại học Loyala Chicago, khi bạn đang điền vào một tin nhắn vắng mặt, đây là định dạng bạn nên biết:
Cảm ơn email của bạn. Tôi là OOO từ Thứ Ba, ngày 12 tháng 6 đến thứ Sáu, ngày 15 tháng 6 mà không có quyền truy cập email. Nếu việc này là khẩn cấp, vui lòng liên hệ với [NGƯỜI DƯỚI ĐÂY BẠN TRÊN CHUỖI LỆNH - hoặc, nếu bạn có, TÊN NGƯỜI HỖ TRỢ TÌM CÀ PHÊ CỦA BẠN] tại [ĐỊA CHỈ EMAIL CỦA HỌ]. Nếu không, tôi sẽ trả lời tất cả các tin nhắn khi tôi trở lại .
Để biết thông tin chi tiết ở cấp độ nitpick, chẳng hạn như kết thúc tin nhắn vào ngày cuối cùng của bạn hay ngày đầu tiên quay lại — hoặc có nên bao gồm số điện thoại không — chỉ cần tham khảo thẳng thắn của chúng tôi quá hướng dẫn toàn diện về vấn đề này.
11 Thay đổi mật độ hiển thị.
Người dùng Gmail có thể chọn từ ba mật độ hiển thị khác nhau cho hộp thư đến của họ: thoải mái, ấm cúng và nhỏ gọn. Mật độ hiển thị không ảnh hưởng gì nhiều hơn là có bao nhiêu khoảng trắng tồn tại giữa mỗi thư trong màn hình hộp thư đến của bạn. Nó không chỉ là một vấn đề sở thích, nhưng hãy nghĩ về nó, tốt, một bài báo thuật ngữ. Thoải mái giống như khoảng cách lót đôi, trong đó ấm cúng là khoảng cách lót một hàng, và nhỏ gọn tương tự như khoảng cách xếp một nửa.
12 Đừng quên lưu trữ.
Shutterstock
Bạn có thể loại bỏ email khỏi hộp thư đến của mình mà không cần phải loại bỏ hoàn toàn chúng khỏi sự tồn tại thông qua thư mục thùng rác. Bằng cách 'lưu trữ' các thư riêng lẻ, chúng sẽ ngay lập tức bị ẩn khỏi hộp thư đến và tất cả các thư mục của bạn. Nhưng bạn vẫn có thể theo dõi chúng, nếu cần, thông qua chức năng tìm kiếm. Trên Gmail, bạn có thể lưu trữ ngay lập tức các thư sau khi mở chúng bằng cách nhấp vào dấu 'x' nhỏ xuất hiện bên cạnh dòng chủ đề.
13 Thực hiện theo quy tắc hai phút.
Shutterstock
Được đề xuất bởi các chuyên gia năng suất của tất cả các lĩnh vực, quy tắc hai phút là một cách chắc chắn để giải quyết căng thẳng liên quan đến email. Đây là cách nó hoạt động: Nếu bạn có thể trả lời và quên một email trong vòng hai phút hoặc ít hơn, hãy giải quyết nó ngay lập tức. Nếu không, hãy gạt nó sang một bên để sau.
14 Hàng loạt phản hồi email của bạn.
Để cắt giảm lượng thời gian bạn dán mắt vào màn hình bị cuốn vào các cuộc trao đổi qua lại gây nhức nhối, hãy chỉ định thời gian trong ngày của bạn là khoảng thời gian 'trả lời email'. (Có thể là một giờ vào buổi sáng và 90 phút vào buổi chiều. Có thể là ba giờ sau khi ăn trưa. Bất cứ điều gì phù hợp với bạn!) Sau đó, chỉ trả lời email trong các khung thời gian này — và không bao giờ bên ngoài của họ.
15 Giới hạn email của bạn ở 140 ký tự.
Có, giống như một Tweet (hoặc ít nhất là một Tweet trước cuộc cách mạng 280). Như Túi Andrew , CEO của mạng xã hội Gab, khuyên trên Medium bài đăng , tốt nhất là giữ cho email của bạn càng ngắn càng tốt. 'Tôi muốn giúp bạn giải quyết vấn đề X. Tôi làm Y và Z đề nghị chúng ta kết nối. Bạn có rảnh để trò chuyện không? ' Không cần thiết phải chào hoa mỹ.
sâu trong giấc mơ nó có ý nghĩa gì
16 Đặt tệp đính kèm để tự động tải xuống.
Shutterstock
Nếu điều này, thì điều đó (IFTTT) , một ứng dụng tối ưu hóa email, có thể giúp bạn đặt 'ngôn ngữ' cụ thể, nói cách khác, điều đó sẽ loại bỏ một loạt các khẩu hiệu kiểu người trung gian. Ví dụ: nếu một email đến có tệp đính kèm, IFTTT sẽ tự động tải nó xuống Google Drive của bạn.
17 Không trả lời email sau nhiều giờ.
Không có gì bí mật khi người Mỹ làm việc quá sức — và như nghiên cứu của Adobe đã tiết lộ, phần lớn tình trạng làm việc quá sức đó đến từ việc gửi email thường xuyên. Đó là lý do tại sao vào đầu năm nay, các thành viên hội đồng thành phố New York đã đưa ra dự luật cấm các công ty yêu cầu nhân viên kiểm tra email sau giờ làm việc. (Nó được lấy cảm hứng từ một luật hiện hành ở Pháp, nơi các công ty có số lượng nhân viên lớn hơn 50 người phải đưa ra các nguyên tắc nghiêm ngặt về làm việc ngoài giờ, nếu không họ sẽ bị phạt tài chính.)
Để khám phá thêm những bí mật tuyệt vời về cách sống tốt nhất của bạn, bấm vào đây để đăng ký nhận bản tin MIỄN PHÍ hàng ngày của chúng tôi!
