Khi nói đến email, bạn có thể nghĩ rằng bạn biết tất cả những gì cần biết. Rốt cuộc, hầu hết chúng ta gửi và nhận trung bình 121 email mỗi ngày , theo công ty nghiên cứu thị trường công nghệ Nhóm Radicati . Nhưng mặc dù bạn có thể dành một khoảng thời gian đáng kể mỗi ngày trong hộp thư đến của mình, bạn vẫn có thể học được một hoặc hai điều. Trên thực tế, có rất nhiều quy tắc nghi thức email thường xuyên loại bỏ bạn và nhiều người khác trong danh sách liên hệ của bạn. Bạn muốn chắc chắn rằng bạn đang lịch sự về mặt điện tử? Dưới đây là 17 quy tắc vàng trong việc gửi email có thể bạn chưa biết nhưng cần biết.
1 Trả lời ngay khi bạn nhận được email, ngay cả khi bạn cần thêm thời gian.
Shutterstock
Không ai đánh giá cao việc nhận được phản hồi cho một email hàng tuần sau khi họ gửi nó. Trên thực tế, một cuộc khảo sát năm 2018 do công ty tư vấn thực hiện Toister Performance Solutions tiết lộ rằng 41% mọi người mong đợi phản hồi email từ đồng nghiệp của họ trong vòng chưa đầy một giờ. (Bắt đầu soạn thảo các ghi chú xin lỗi cho bộ phận kế toán của bạn ngay bây giờ!)
Tất nhiên, một số phản hồi qua email kêu gọi bạn phải nghiền ngẫm lại những suy nghĩ của mình và soạn thảo một thông điệp được đo lường. Trong những trường hợp đó, giải pháp rất dễ dàng: Trả lời trong vòng vài phút để cho người gửi biết bạn đã nhận được tin nhắn của họ, nhưng cần thêm một chút thời gian để sắp xếp mọi thứ. Bằng cách đó, họ biết bạn đã xem xét email của họ và không chỉ đơn giản là bỏ qua chúng.
2 Sử dụng 'Trả lời tất cả' một cách thận trọng.
Shutterstock
Có một sự khác biệt quan trọng giữa các tùy chọn 'Trả lời' và 'Trả lời Tất cả'. Tuy nhiên, rất nhiều người dùng email không nhận ra điều đó. Trong trường hợp bạn là một trong số họ, hãy biết rằng khi bạn chọn cái sau, mọi người nhận đã được CC trên thư ban đầu sẽ nhận được phản hồi của bạn — và thường xuyên hơn là bạn không cần làm ngập hộp thư đến của mọi người.
Những thông điệp hàng loạt không cần thiết này là một tai họa, có một thuật ngữ thông tục để mô tả chúng: ' Trả lời Allpocalypse . ' Vì vậy, lần tới khi bạn trả lời một email hàng loạt, hãy cân nhắc xem ai thực sự cần đọc phản hồi của bạn: toàn bộ công ty hay chỉ người gửi ban đầu?
3 Nếu bạn muốn ai đó phản hồi, đừng CC cho họ.
Shutterstock / Jacob Lund
Khi bạn CC ai đó trên email — có nghĩa là bạn đang 'sao chép carbon' họ — điều đó thường cho thấy rằng bạn muốn giữ cho họ tiếp tục cuộc trò chuyện nhưng không nhất thiết phải tìm kiếm phản hồi từ họ. Và, với tư cách là chuyên gia đào tạo Dannielle Walz cảnh báo, lạm dụng tùy chọn CC có thể dẫn đến các vấn đề liên lạc.
'Bằng cách CC cho đồng nghiệp của bạn vào nhiều email, họ có thể bắt đầu không xem email của bạn là quan trọng và có thể đặt chúng trực tiếp vào 'thư mục tham khảo' hoặc 'thư mục đọc sau' ', cô ấy viết trong một LinkedIn bài đăng. 'Điều này có thể dẫn đến thông tin quan trọng bị bỏ sót trong tương lai.'
Vì vậy, nếu bạn mong đợi phản hồi từ ai đó, hãy đặt địa chỉ email của họ vào trường 'Tới' và sử dụng chức năng 'CC' một cách tiết kiệm.
4 Hiểu khi nào và khi nào không sử dụng BCC.
Shutterstock
Lĩnh vực BCC thậm chí còn phức tạp hơn, liên tục trốn tránh ngay cả những người dùng email dày dạn nhất. Nhưng hãy chia nhỏ nó ra: BCC là viết tắt của 'mù carbon copy', vì vậy, trong khi nó tương tự như CC-ing, BCC-ing không hiển thị email của người đó cho những người nhận khác, có nghĩa là không ai khác trong chuỗi sẽ thấy rằng bạn bao gồm chúng.
Vậy sử dụng BCC khi nào là ổn? Hillel đầy đủ của Inc. tạp chí nói rằng nó hoàn toàn dành cho các email hàng loạt hoặc khi ai đó giới thiệu bạn qua email với người khác.
'Trong mọi trường hợp khác, khi bạn gửi email cho ai đó và BCC cho người khác, bạn đang không trung thực - dù muốn hay không,' Fuld lưu ý. 'Bạn đang gửi email cho Người X và họ không biết, để Người Y nghe trộm cuộc trò chuyện của bạn. Người X không biết rằng ai đó đang đọc email này, trong khi thực tế, bạn cũng đã bí mật gửi nó cho người khác. '
5 Sử dụng dấu chấm than một cách tiết kiệm.
Shutterstock
Thật dễ dàng để đặt dấu chấm than trong email của bạn ở đây và ở đó, nhưng hãy cố gắng không tạo thói quen của nó. Trong lịch sử, chúng được sử dụng để biểu thị sự phấn khích, trong email, dấu chấm than có thể dễ bị nhầm lẫn với ám chỉ hoặc sự hung hăng thụ động.
xu từ thiên đường nghĩa là gì
'Việc sử dụng dấu chấm than không cần thiết trong [một] email có thể dễ dàng phá hủy ý nghĩa cơ bản của văn bản của bạn, ' Anna Verasai giải thích trên Thông báo nhân sự . 'Chỉ sử dụng nó khi bạn cần nhấn mạnh điều gì đó quan trọng. Hãy nghĩ về cách người đọc của bạn có thể giải thích thông điệp khi họ đọc nó. '
6 Hãy thận trọng với việc sử dụng khiếu hài hước của bạn.
Shutterstock
Mọi người đều yêu một trò đùa hay Thỉnh thoảng, nhưng vì giọng điệu có thể bị hiểu sai khi không gặp trực tiếp, nên tốt nhất bạn nên bỏ những câu chuyện cười ra khỏi email của mình. 'Hãy dành sự hài hước cho một cuộc gọi điện thoại hoặc gặp mặt trực tiếp', giáo sư viết kinh doanh, David Silverman , đã viết trong Tạp chí Kinh doanh Harvard . 'Bằng cách đó, khi có sự im lặng đến choáng váng ở đầu dây bên kia hoặc ở phía xa của bàn hội nghị, tôi có thể nói,' Tôi nghĩ bạn có thể không nhận ra tôi tự cho mình là người buồn cười như thế nào, và, với điều đó, tôi tin rằng tôi sẽ dừng lại ngay bây giờ. ''
Nhưng nghiêm túc: Một nghiên cứu quan trọng năm 2005 được công bố trên Tạp chí Nhân cách và Tâm lý Xã hội tiết lộ rằng, trong khi người gửi dự đoán rằng người nhận của họ có thể giải mã chính xác âm điệu của họ 80% thời gian, thì người nhận thực sự chỉ có thể đọc chính xác âm điệu 56% thời gian.
7 Bỏ qua tiếng lóng.
Shutterstock
Với sự gia tăng của tin nhắn tức thời, các hình thức rút gọn của Ngôn ngữ tiếng anh đã được sử dụng rộng rãi hơn — như 'u' cho 'bạn' hoặc 'muốn' thay vì 'muốn.' Tuy nhiên, cũng giống như sự hài hước thường không được chú ý khi nói đến email, tiếng lóng là một điều tương tự. Theo một OnePoll khảo sát, 37% người cho rằng việc sử dụng tiếng lóng ở nơi làm việc là không thể chấp nhận được và 55% cho biết bỏ qua 'lol' khi gửi email cho sếp của bạn.
8 Chú ý đến dòng tiêu đề.
Shutterstock
Dòng tiêu đề rất đơn giản, nhưng cần thiết. Và vì phần lớn email được đọc trên thiêt bị di động —55 phần trăm, theo công ty phân phối email Đường dẫn trở lại —Điều quan trọng là phải đóng đinh chúng. Các dòng tiêu đề ngắn gọn, súc tích và trực tiếp là tốt nhất. Mục đích email của bạn phải được nêu rõ ràng và bạn nên giới hạn nó trong năm từ hoặc ít hơn, vì thiết bị di động sẽ cắt bỏ bất kỳ từ nào sau đó.
9 Bao gồm một chữ ký.
Shutterstock
Bạn đã bao giờ nhận được email từ ai đó và tự hỏi, 'Đây là ai từ ? ' Mặc dù địa chỉ của người gửi có thể cung cấp cho bạn một vài manh mối về việc họ là ai, nhưng đôi khi vẫn chưa đủ. Chữ ký ở cuối email của bạn có thể thông báo ngay cho người nhận biết bạn là ai, bạn làm gì và họ có thể liên hệ với bạn bằng cách nào.
Những người tại đại lý tiếp thị tích hợp Sinh sản nói rằng việc có một hộp chữ ký email giống như việc trao danh thiếp cho một người mỗi khi bạn gửi email. ' Nếu bạn chưa có, hãy thêm chữ ký bao gồm tên đầy đủ, chức vụ, số điện thoại, email, trang web và biểu tượng doanh nghiệp của bạn.
10 Hãy nhớ HÔN (giữ cho nó ngắn gọn và đơn giản).
Shutterstock
Phương pháp KISS là điều mà hầu hết chúng ta được dạy ở trường tiểu học, nhưng điều đó không có nghĩa là nó ít cần thiết hơn sau này khi lớn lên. Boomerang , một ứng dụng năng suất email, đã nghiên cứu các phương pháp chính để nhận được nhiều phản hồi email hơn. Bài học lớn nhất của họ? Tốt nhất bạn nên viết như khi bạn tám tuổi.
Nghiên cứu của họ phát hiện ra rằng những email được viết ở cấp độ đọc của lớp ba có khả năng được phản hồi cao hơn 36% so với những email được viết ở cấp độ đọc của trường đại học.
11 Hãy chú ý đến các tập tin đính kèm.
Shutterstock
Tệp đính kèm đôi khi là một phần cần thiết của quy trình email, nhưng bạn nên biết đầy đủ về cách sử dụng chúng trước khi đính kèm với từ bỏ. Trong chuỗi email dài, đôi khi chúng có thể không được chú ý hoặc bị bỏ qua và các tệp đính kèm bất ngờ cũng có xu hướng không được mở vì người nhận cảnh giác với vi rút điện tử.
Giải pháp tốt nhất là gọi ra các tệp đính kèm trong nội dung email của bạn. Grammarly cho biết cách tốt nhất để thông báo cho người nhận về các tệp đính kèm là bao gồm một thông báo ở cuối email của bạn có nội dung như sau 'Tôi đã đính kèm [mục]' hoặc 'Vui lòng tham khảo [mục] đính kèm để biết thêm chi tiết . '
12 Chuẩn hóa phông chữ của bạn.
Shutterstock
Mặc dù chơi xung quanh với các kiểu phông chữ và màu sắc có thể thú vị, nhưng không có chỗ cho Comic Sans màu hồng tươi sáng trong thế giới chuyên nghiệp. Hóa ra, việc sử dụng phông chữ là cực kỳ quan trọng khi nói đến giao tiếp kỹ thuật số, theo Colin Wheildon , tác giả của Kiểu & Bố cục: Bạn đang giao tiếp hay chỉ tạo dáng đẹp? Ông nói: “Có thể khiến 3/4 độc giả của chúng tôi bị loại bỏ chỉ đơn giản bằng cách chọn sai loại. Nhà văn & nghệ sĩ người Mỹ .
Vì vậy, những phông chữ nào bạn nên sử dụng khi nói đến email? MageMail đề xuất Georgia, Verdana, Times New Roman, Trebuchet MS hoặc Arial.
13 Đọc lại mọi thứ.
Shutterstock
Khi viết email, rất có thể, bạn sẽ mắc sai lầm, bạn cũng chỉ là con người. Tuy nhiên, những sai lầm thường không được bỏ qua khi nói đến email công việc. Trong một Thăm dò ý kiến trong số gần 2.000 người được hỏi, 67% nói rằng không phải Có thể mắc lỗi chính tả trong email, trong khi chỉ 6% cho rằng đó là một lỗi có thể chấp nhận được.
14 Nhập địa chỉ email cuối cùng.
Shutterstock
40 điều dễ thương để nhắn tin cho bạn trai của bạn
Cách dễ nhất để đảm bảo bạn không gửi email trước khi nó sẵn sàng hoặc trước khi nó được xóa bất kỳ lỗi chính tả nào? Chờ cho đến khi mọi thứ ở dạng tối ưu trước khi nhập địa chỉ email của người nhận. Như bạn đã biết, làm lỗi email là một trong những cách dễ nhất để tạo ấn tượng sai.
'Vấn đề không chỉ là tính chuyên nghiệp', Karen Kessler , chủ tịch của Evergreen Partners, nói với Forbes . 'Điều đang bị đe dọa là danh tiếng của nhân viên và công ty hoặc tổ chức. Chúng tôi đã thấy rằng các quyết định không tốt qua email sẽ dẫn đến hậu quả tiêu cực cho nhân viên — sa thải — và cho cả tổ chức — kiện tụng ”.
15 Và kiểm tra ba lần tên người nhận của bạn.
Shutterstock
Một sai lầm lớn mà bạn nên tránh là viết sai tên người nhận, vì vậy hãy đảm bảo kiểm tra ba lần trước khi nhấn gửi. Nhiều người xem hành động của viết sai chính tả một cái tên lười biếng và thiếu cân nhắc, đặc biệt khi chính tả đúng trong địa chỉ email. Bạn nên làm gì nếu bạn vô tình mắc phải sai lầm đó? Kathryn Shanley , chủ sở hữu của My Red Pen Ending, nói một lời xin lỗi ngay lập tức là chìa khóa để duy trì uy tín của bạn.
16 Đối với công việc kinh doanh chuyên nghiệp, hãy sử dụng địa chỉ email chuyên nghiệp.
Shutterstock
Mặc dù địa chỉ email cá nhân có thể sử dụng khi liên hệ với bạn bè hoặc gia đình, nhưng hãy giữ nó không thuộc lĩnh vực kinh doanh chuyên nghiệp. Điều này đặc biệt quan trọng trong một người tiêu dùng-người bán tình hình. Một năm 2016 Cố lên bố khảo sát 1.000 người Mỹ tiết lộ rằng 75% tin rằng có một email chuyên nghiệp là một yếu tố quan trọng để tin tưởng một doanh nghiệp trực tuyến và 33% sẽ nghi ngờ tính hợp pháp của người bán nếu họ sử dụng địa chỉ email cá nhân.
'Bạn sẽ không bao giờ quên ấn tượng đầu tiên, dù trong đời thực hay trực tuyến', Giám đốc sản phẩm của GoDaddy, Steven Aldrich , nói trong một tuyên bố . 'Thường thì lần tương tác trực tiếp đầu tiên của bạn với khách hàng diễn ra qua email và vì vậy, vẻ chuyên nghiệp trong bối cảnh này là cực kỳ quan trọng.'
17 Hãy nhớ rằng bất cứ điều gì cũng có thể được chia sẻ.
Shutterstock
Cho dù đó là thông qua chuyển tiếp, BCC-ing hay chỉ đơn giản là nhấp nháy điện thoại của bạn vào mặt ai đó, điều quan trọng cần nhớ là bất kỳ thứ gì bạn viết trong email đều có thể bị người khác không phải người nhận dự định nhìn thấy. Do đó, tất cả các giao tiếp điện tử của bạn phải chuyên nghiệp và không có rủi ro. Rốt cuộc, email thậm chí có thể được được chấp nhận tại tòa án , vì vậy tốt nhất là đừng bao giờ gửi bất cứ thứ gì có thể dùng để chống lại bạn sau này. Và để biết thêm cách cải thiện cuộc sống công việc của bạn, hãy xem 25 mẹo của thiên tài để làm việc thông minh hơn và không khó hơn .
Để khám phá thêm những bí mật tuyệt vời về cách sống tốt nhất của bạn, bấm vào đây để theo dõi chúng tôi trên Instagram!
