Với đại dịch do vi-rút corona gây ra đóng cửa các văn phòng trên toàn cầu, vô số công ty và cá nhân đang hình dung lại ngày làm việc sẽ như thế nào. Tuy nhiên, những thay đổi đó còn vượt xa cả trang phục văn phòng giao dịch cho người đổ mồ hôi — đối với nhiều người, điều đó đồng nghĩa với việc đột ngột xuất hiện các cuộc gọi hội nghị video.
Nhưng với nhiều người sử dụng Zoom và các nền tảng hội nghị truyền hình khác lần đầu tiên, chỉ cần đăng nhập vào một cuộc họp và tận dụng tối đa các hội nghị truyền hình đó có thể là hai điều rất khác nhau. Với sự trợ giúp của các chuyên gia, chúng tôi đã tổng hợp những điều nên và không nên làm rõ ràng sẽ giúp bạn thực hiện mọi cuộc gọi hội nghị video mà không gặp trở ngại nào.
Làm: Giữ cho khu vực phía sau bạn gọn gàng.
Shutterstock / fizkes
Nếu bạn không mời đồng nghiệp vào văn phòng của mình mà không dọn dẹp nó trước, đừng mời họ vào văn phòng tại nhà của bạn khi nó là bất cứ thứ gì kém gọn gàng hơn.
“Bạn muốn đồng nghiệp thấy văn phòng tại nhà của bạn gọn gàng và ngăn nắp,” nói Kristen Southall Watts , tác giả của Ngày làm việc một mình . Ngoài làm sạch không gian của bạn , Watts khuyên bạn nên tránh hướng tầm nhìn trực tiếp ra cửa và sắp xếp lại 'văn phòng của bạn để các thành viên trong gia đình nhìn trộm sẽ không trở thành một phần trong cuộc họp của bạn.'
Đừng: Đặt máy tính của bạn bên dưới khuôn mặt của bạn.
Shutterstock
Duy trì giao tiếp bằng mắt tốt là điều cần thiết cho các cuộc họp, cho dù bạn gặp trực tiếp hay trực tuyến, vì vậy hãy đảm bảo rằng bạn đã đặt máy ảnh của mình một cách thích hợp.
“Mọi người đều có những góc nhìn phù hợp với họ — nhưng không ai có góc nhìn từ mặt đất nhìn lên,” nói Flynn Zaiger , Giám đốc điều hành của cơ quan tiếp thị kỹ thuật số sáng tạo Lạc quan Trực tuyến . Thay vào đó, Zaiger khuyên bạn nên nâng máy tính của mình lên cao hơn tầm mắt một chút để người khác dễ dàng nhìn thấy bạn và giữ cho bạn trông đẹp nhất của bạn .
Làm: Tắt thông báo của bạn.
Shutterstock / Alexey Boldin
tôi đã nhìn thấy một cái đầu lâu
Những thông báo đó đến trên thiết bị của bạn không chỉ làm bạn mất tập trung mà còn khiến mọi người trong cuộc gọi điện video của bạn mất tập trung.
Watts cho biết: “Bạn không cần được thông báo về mọi tiêu đề tin tức hoặc video mới tải lên vào thời điểm chúng xảy ra, đặc biệt là không phải trong các khối công việc được chỉ định của bạn,” Watts lưu ý rằng “mỗi khi bạn xem nhanh nguồn cấp dữ liệu mạng xã hội của mình, bạn mất nhiều thời gian làm việc hiệu quả. ”
Đừng: Chờ cho đến phút cuối cùng để tìm ra các kỹ thuật nhanh.
Shutterstock / CLS Digital Arts
Nếu bạn muốn cuộc họp của mình diễn ra suôn sẻ, hãy đảm bảo rằng bạn đã kiểm tra phần mềm của mình — bao gồm cài đặt video và âm thanh — trước khi bắt đầu cuộc gọi.
“Bắt đầu cuộc họp và sau đó nhận ra âm thanh bị nhiễu hoặc video bị lộn xộn gây ra sự chậm trễ,” nói Reuben Yonatan , Giám đốc điều hành của GetVoIP , người cảnh báo rằng điều này thậm chí có thể khiến bạn phải trả giá kinh doanh nếu nó khiến khách hàng thấy bạn làm việc kém hiệu quả. Để đảm bảo mọi thứ diễn ra theo đúng thứ tự, trước tiên Yonatan khuyên bạn nên chạy thử với một người bạn có thể đưa ra phản hồi cho bạn.
Làm: Xây dựng trong một số thời gian chết giữa các cuộc gọi.
Shutterstock / Roman Samborskyi
Ngay cả khi bạn có các cuộc họp liên tục, chỉ cần một vài phút ngừng hoạt động giữa chúng cũng có thể tạo nên sự khác biệt về mức độ hiệu quả của bạn trong mỗi cuộc họp.
Watts nói: “Sau các cuộc gọi và hội nghị, bạn sẽ cần vài phút để xem lại các email hoặc tin nhắn tiếp theo, sắp xếp bất kỳ ghi chú nào bạn đã ghi trong cuộc họp và chuyển sang tinh thần cho nhiệm vụ tiếp theo. thời gian chuẩn bị giữa các cuộc gọi có thể làm tăng nguy cơ mất tập trung của bạn.
Đừng: Nói quá nhanh.
Shutterstock / fizkes
Đừng để bài phát biểu dài hàng km một phút thông thường của bạn khiến đồng nghiệp khó hiểu được điểm bạn đang cố gắng giải quyết.
“Đừng nói quá nhanh để những người đang nghe (và xem) khó hiểu bạn,” nói Deborah Sweeney , Giám đốc điều hành của MyCorporation . Nếu bạn cần phải tạm dừng, Sweeney khuyên bạn nên mỉm cười trước ống kính thay vì sử dụng những từ phụ như “ừm” hoặc “uh”, điều này có thể khiến bạn dường như không chuẩn bị.
Làm: Chú ý đến ngôn ngữ cơ thể của người khác.
Shutterstock / Focus và Blur
Có quá nhiều người nói cùng một lúc có thể biến thành một bản giao hưởng khó hiểu ngay lập tức. Nếu bạn muốn tránh bài phát biểu trùng lặp, hãy đảm bảo rằng bạn đang đọc những người tham gia cuộc họp ngôn ngữ cơ thể để nhận được các dấu hiệu về thời điểm an toàn để nói chuyện.
“Các dấu hiệu thông thường cần để ý là gật đầu hoặc miệng bắt đầu mở,” nói Julian Jost , Giám đốc điều hành và đồng sáng lập của Căn cứ không gian .
Đừng: Mở các tab không cần thiết.
Shutterstock / Friends Stock
Nếu bạn muốn giữ tâm trí của mình tập trung vào nhiệm vụ hiện tại — và tránh sự bối rối tiềm ẩn — hãy đảm bảo rằng bạn đã đóng hoặc thu nhỏ tất cả các tab không cần thiết trong cuộc họp của mình.
'Bạn không muốn mất cảnh giác khi ai đó hỏi,' Bạn có thể chia sẻ màn hình của mình và cho chúng tôi xem được không? '' Shayne Sherman , Giám đốc điều hành của TechLoris , người lưu ý rằng việc mở quá nhiều tab cùng một lúc thậm chí có thể ảnh hưởng đến chất lượng cuộc gọi của bạn.
Làm: Sử dụng tai nghe của bạn.
Shutterstock / fizkes
Đồng nghiệp của bạn muốn lắng nghe bạn — không phải tiếng con bạn chơi đùa, tiếng chó sủa hay xe cấp cứu đi bên ngoài.
“Hầu hết các micrô của máy tính xách tay đều thực sự kém và bắt từng tiếng ồn nhỏ,” nói Julie Bee , chủ tịch của BeeSmart Social Media . 'Tai nghe và tai nghe giữ cho tiếng ồn xung quanh ở mức tối thiểu và tiếp thu những gì bạn đang nói.'
Đừng: Đọc hiểu.
Shutterstock / Pressmaster
Nếu bạn muốn những người tham gia cuộc họp của mình tiếp tục tham gia, hãy cố gắng thúc đẩy một cuộc đối thoại thay vì phát biểu.
“Thời gian chú ý của chúng ta ngày nay thậm chí còn ngắn hơn, vì vậy thay vì ngồi trước máy tính và nói chuyện với những người đang có cuộc gọi, hãy thu hút mọi người vào cuộc trò chuyện”, Bee khuyến nghị, đồng thời cho biết thói quen này cũng giúp mọi người chú ý và chú ý vào cuộc gọi. .
Làm: Sử dụng các nút tắt tiếng và tắt video.
Shutterstock / Sarach Naetimaetee
Bạn không cần bật micrô hoặc máy ảnh của mình trong suốt mọi cuộc họp nếu bạn không được yêu cầu cụ thể làm như vậy.
“Nếu bạn không nói, hãy tự tắt tiếng. Nếu bạn cần di chuyển nhiều hoặc đứng dậy và tạm nghỉ cuộc họp… thì hãy ẩn video của bạn và tự tắt tiếng, ”Bee gợi ý.
Đừng: Chỉ dựa trên WiFi.
Shutterstock / Olivier Le Moal
tại sao tôi ghét ở một mình
Có một kế hoạch dự phòng trong trường hợp WiFi của bạn bị ngắt nghĩa là bạn sẽ không bỏ lỡ một chi tiết quan trọng nào.
“Không có gì đánh bại được hiệu suất mạng vững chắc của một cáp ethernet cũ,” nói Jovan Milenkovic , đồng sáng lập của CommandTech . Mặc dù nhiều máy tính xách tay không còn có cổng ethernet, Milenovic lưu ý rằng bộ chuyển đổi CAT5 sang USB không đắt và sẵn có để có thể cắm vào.
Làm: Thiết lập ghi âm tự động.
Shutterstock / Olivier Le Moal
Thay vì cố gắng ghi chép một cách điên cuồng trong cuộc họp, hãy thiết lập ghi âm tự động để bạn có thể ghi lại nguyên văn mọi thứ đã xảy ra sau đó.
“Thu phóng cho phép bạn tự động ghi lại các cuộc gọi và điều này có thể là vô giá để ghi lại phản hồi của khách hàng hoặc nhóm về một dự án,” nói Dusti Ả Rập , chiến lược gia kinh doanh với The Reinvention Co .
Đừng: Để các thiết bị hỗ trợ internet khác chạy.
Shutterstock / David Herraez Calzada
Tắt các thiết bị hỗ trợ internet khác xung quanh nhà trước khi bắt đầu cuộc họp có thể giúp bạn hạn chế tình trạng kết nối bị trễ và giữ cho các cuộc gọi hội nghị video của bạn hoạt động trơn tru.
Milenkovic cho biết: “Ngay cả gói internet tốt nhất cũng sẽ không đảm bảo rằng internet gia đình của bạn có thể duy trì các cuộc họp kinh doanh kéo dài qua hội nghị truyền hình,” Milenkovic cho biết, người khuyên bạn nên yêu cầu bạn cùng phòng và các thành viên trong gia đình tạm dừng chơi game và tải xuống trong suốt thời gian cuộc họp của bạn bất cứ khi nào có thể.
Làm: Sử dụng chức năng trò chuyện.
Shutterstock / Rawpixel.com
Có một giải pháp dễ dàng nếu bạn muốn tránh để mọi người nói chuyện với nhau khi đến giờ Hỏi và Đáp cuối cuộc họp.
“Sử dụng chức năng trò chuyện để thông báo rằng bạn có câu hỏi hoặc tuyên bố trước tiên thay vì chỉ nói ra,” gợi ý Matthew Ross , đồng sáng lập và COO của The Slumber Yard .
Đừng: Mặc cho mồ hôi của bạn.
Shutterstock / fizkes
Đối xử với đồng nghiệp ảo của bạn bằng sự tôn trọng như bạn sẽ đối xử trực tiếp với họ và đảm bảo rằng bạn là người tham gia vào cuộc họp của mình.
“Cố gắng tránh bất cứ thứ gì quá sáng và bất cứ thứ gì có quá nhiều hoa văn,” gợi ý Kyle Turk , Phó chủ tịch tiếp thị tại Keynote Search . Turk nói thêm rằng ngay cả khi bạn nghĩ rằng đồng nghiệp sẽ chỉ nhìn thấy bạn từ vai trở lên, mặc quần đáy phù hợp với công việc luôn là một ý tưởng hay trong trường hợp bạn phải đứng lên hoặc di chuyển.
Làm: Có một kế hoạch dự phòng.
Shutterstock / Monkey Business hình ảnh
Có sẵn tất cả thông tin đăng nhập áp dụng cho cuộc họp của bạn và bạn sẽ không bị lỡ nhịp nếu kết nối của bạn bị chậm.
“Hãy chắc chắn rằng bạn có số điện thoại hoặc gói dự phòng trong trường hợp nó không kết nối trực tuyến như kế hoạch,” đề xuất Paige Arnof-Fenn , người sáng lập và Giám đốc điều hành của công ty tiếp thị chiến lược toàn cầu Mavens & Moguls .
Đừng: Sử dụng bàn phím của bạn.
Shutterstock / Jacob Lund
Nếu bạn muốn ghi chú trong cuộc họp của mình, hãy chuẩn bị sẵn một cuốn sổ tay thay vì chạm vào bàn phím.
“Cho dù bạn đang ghi chú hay trả lời email hay cuộc trò chuyện nhóm, âm thanh khi bạn nhập liệu sẽ khiến bạn mất tập trung,” nói Mark Strassman , SVP và GM của UCC tại LogMeIn . Nếu ghi chú viết tay dường như không phải là một giải pháp thay thế thích hợp, Strassman khuyên bạn nên sử dụng dịch vụ phiên âm tích hợp sẵn có trên hầu hết các nền tảng hội nghị truyền hình.
Làm: Bật phím nóng.
Shutterstock / Xóa
Thay vì loay hoay tìm nút truy cập micrô của bạn, hãy bật các phím nóng trước cuộc họp để bạn có thể dễ dàng gọi điện bất cứ khi nào cần thiết.
“Bật tính năng push-to-talk sẽ đảm bảo rằng bạn không phải là nguyên nhân gây ra tiếng ồn trắng, tiếng vọng và tiếng ồn xung quanh trong môi trường cuộc gọi nhóm,” Keenan Beavis , sáng lập của Longhouse Media , người lưu ý rằng chức năng này có sẵn trên các nền tảng như Zoom, Skype và Discord.
Đừng: Quên đăng xuất.
Shutterstock / shurkin_son
Trước khi thay đồ đổ mồ hôi, bạn sẽ muốn thực hiện một bước cuối cùng quan trọng: kết thúc cuộc gọi.
“[Đừng] mất cảnh giác trước khi bạn đăng xuất — micrô / loa có thể vẫn hoạt động!” cảnh báo Arnof-Fenn.
