Soạn một email có thể là một điều khó khăn để điều hướng . Rốt cuộc, mọi từ bạn viết đều có thể được người nhận tiếp nhận theo cách mà bạn không nhất thiết phải cố ý. Những lời sáo rỗng, những kết thúc tồi tệ và khởi đầu yếu đều có thể khiến người đó mất tập trung bạn đang gửi email từ mục đích thực sự của thông điệp của bạn. Và một trong những cụm từ phổ biến nhất mà mọi người ném vào email của họ thường bị người nhận hiểu sai: 'Tôi hy vọng email này giúp ích cho bạn.'
Dựa theo Diana Lascu , một chuyên gia tiếp thị qua email với Flipsnack, nhiều người sử dụng điều này như một lời chào để bắt đầu email của họ mà thậm chí không thực sự nghĩ về nó. Điều này là do nó thường được cho là 'khởi đầu an toàn cho một email.'
'Nó phải tạo ra một số loại sự đồng cảm. Nó đã ăn sâu vào quy tắc email và bây giờ hơn bao giờ hết dường như chỉ là cụm từ phù hợp để bắt đầu các email của bạn. Ngoại trừ, nó không phải, 'cô ấy nói. 'Nó đã được sử dụng quá nhiều lần và nó đã mất đi ý nghĩa của nó, và ngày nay nó giống như một trò đùa.'
iStock
Vấn đề chính là nhiều người gửi cụm từ này cho những người mà họ thậm chí không biết. James Jason , các trưởng phòng Marketing tại Mitrade, cho biết cụm từ này thường được sử dụng để 'phá băng và tạo ra một hình thức kết nối 'với người nhận email của bạn, người thường là một người lạ chuyên nghiệp.
Jason nói: “Mọi người cho rằng bằng cách hành động như thể họ quan tâm đến người nhận, họ sẽ tăng cơ hội được đọc và thừa nhận. 'Tôi nghĩ nó nên được dành cho những người biết nhau hoặc đã có một số hình thức kết nối trước đó. Nếu không, việc giả vờ quan tâm đến một người lạ có thể phản tác dụng khá tệ. '
Hầu hết thời gian, nếu bạn đang gửi email cho một người lạ, bạn không biết điều gì đang xảy ra trong cuộc sống của họ. Và cụm từ 'Tôi hy vọng email này tìm thấy bạn tốt' có lẽ sẽ không phù hợp với những người đang trải qua một thời gian khó khăn, chẳng hạn như một cái chết trong gia đình, một sự thất bại trong nghề nghiệp hoặc một cuộc ly hôn. Đôi khi nó có thể được tha thứ vì người nhận biết rằng người gửi không biết về hoàn cảnh cá nhân của họ, nhưng trong thời gian đại dịch, Lascu nói rằng điều đó đặc biệt rắc rối vì mọi người đều biết rằng 'hầu hết mọi người đều không khỏe.'
'Vấn đề với sử dụng cụm từ này trong một đại dịch toàn cầu nó có phát ra như bị điếc không, '' nói Kimberly Smith , người quản lý tiếp thị người giám sát chiến lược tiếp thị qua email tại Clarify Capital. 'COVID đã phá vỡ toàn bộ các ngành công nghiệp và nền kinh tế, đồng thời thách thức tình cảm, tinh thần và thể chất của toàn bộ xã hội.'
Theo Smith, sự đồng cảm và sự tận tâm với xã hội là hai điều cực kỳ quan trọng để rèn luyện trong những thời điểm khó khăn. Và trong khi email thường được coi là chuyên nghiệp hơn thay vì cá nhân , bạn vẫn nên có phần giới thiệu qua email phản ánh 'mức độ nhận thức nhất định về những gì người nhận đang cảm thấy'.
'Bắt đầu bằng câu' Tôi hy vọng email này tìm thấy bạn tốt 'giống như bạn đang phớt lờ con voi trong phòng, tạo ra sự ngắt kết nối giữa người gửi và người nhận,' cô ấy nói.
LIÊN QUAN: Để biết thêm thông tin cập nhật, hãy đăng ký nhận bản tin hàng ngày của chúng tôi .
Jason nói rằng anh ấy sẽ khuyên bạn nên tránh xa những cụm từ sáo rỗng khi gửi email, đặc biệt nếu bạn đang gửi email cho người mà bạn không biết. Ông nói, một câu 'Xin chào' đơn giản kèm theo tên của họ là một lời chào tự nhiên 'không xâm phạm đến cảm xúc hay cuộc sống riêng tư của bất kỳ ai. Thêm vào đó, nó cho thấy rằng bạn có một số phép xã giao bằng cách chào hỏi người mà bạn đang gửi email trước khi tiếp tục với tin nhắn của mình.
Tuy nhiên, nếu bạn đã từng tương tác với người này trong quá khứ, hãy sử dụng điều đó, Jason nói. 'Ví dụ, hãy nói,' Chúng ta đã gặp nhau trên LinkedIn ... 'và đưa ra quan điểm của bạn. Hãy cân nhắc rằng mọi người quá bận rộn để lãng phí dù chỉ một giây để cố gắng đoán xem bạn là ai hoặc tại sao một người lạ muốn biết họ đang làm như thế nào '', ông nói. Và để tránh các lỗi email khác, Đây là cách tồi tệ nhất để kết thúc một email, nghiên cứu cho thấy .
ngôi nhà trên ngọn lửa giấc mơ ý nghĩa
